Hoewel de meeste bedrijven wel een (software-) oplossing hebben voor hun primaire processen, is er altijd ruimte voor verbetering.

De snel veranderende markt heeft bedrijven er de afgelopen jaren toe aangezet om steeds efficiënter te werken. De primaire processen verder automatiseren is dan een “quick win”. Als blijkt dat uw huidige software niet langer aansluit op uw organisatie, dan moet u op zoek naar nieuwe mogelijkheden.

Het selecteren van nieuwe software is geen sinecure. Vaak gaat een heel proces vooraf aan de beslissing om een nieuw programma te selecteren. Nog los van de gewenste of noodzakelijk functionaliteit. Naast volledige ERP oplossingen, is CRM software mogelijk of specifieke software voor 1 proces of business vraagstuk.

De urgentie om uit te kijken naar nieuwe bedrijfssoftware kan ontstaan op verschillende niveaus binnen een bedrijf:

• op directieniveau door veranderingen in de bedrijfsstrategie;
• op tactisch dan wel uitvoerend niveau omdat medewerkers aan lopen tegen beperkingen van de huidige oplossing.

Argumenten om een software selectietraject in te stappen zijn bijzonder divers van aard. Voor de directie spelen er vaak meerdere redenen om budget vrij te maken en op zoek te gaan naar nieuwe software.

Samengevat zijn er 3 redenen te onderscheiden om op zoek te gaan naar :

• redenen van technische aard;
• externe redenen;
• strategische redenen
• Hieronder leg ik uit wat ik daar precies mee bedoel.

Technische redenen

Regelmatig komen wij in contact met bedrijven die met “verouderde” software werken. Dit uit zich op verschillende manieren, die meestal de gewenste werkwijze frustreren. Denk aan:

• De huidige software wordt niet langer doorontwikkeld. Nieuwe functionaliteit blijft uit; recente ontwikkelingen binnen uw branche ziet u niet terug in de software; u herkent zich niet langer in het pakket dat u in gebruik heeft.
• Het huidige systeem wordt niet langer ondersteund. U kunt nergens meer terecht voor onderhoud, gebruikersvragen en training. Uitzonderingen worden soms gemaakt op basis van ‘uurtje-factuurtje’ maar al snel merkt u dat u geen belangrijke klant meer bent.
• Het huidige pakket kan alleen op kantoor worden gebruikt. Het levert uw bedrijf inmiddels beperkingen op, omdat ook informatie ’buiten’ beschikbaar moet zijn. Denk daarbij aan mobiele toepassingen middels een tablet of telefoon of vanuit diverse locaties kunnen werken en beschikking kunnen hebben over alle gewenste functionaliteit.
• De huidige oplossing is niet langer ‘compatible’ met de nieuwe(re) versies van uw operating systeem (Windows) en uw overige bedrijfsapplicaties (Office).
• Er zijn nieuwe applicaties aangeschaft of nodig die niet kunnen samenwerken met de huidige software. Denk bijvoorbeeld aan third party oplossingen die nodig zijn voor een of meer specifieke bedrijfsprocessen.

De gemiddelde “levensduur” van bijvoorbeeld een ERP systeem is zo’n 5 tot 7 jaar. Hoe oud is uw ERP pakket?

Externe redenen

De markt verandert, de economie is wispelturig, nieuwe ontwikkelingen doen hun entree en uw opdrachtgevers worden veeleisender. Dit kunnen ook redenen zijn om naar een andere software te kijken.

• Uw buitenwereld is de afgelopen jaren enorm veranderd. (Potentiële) opdrachtgevers stellen andere eisen aan uw diensten, wijze van rapporteren en communiceren, wet- en regelgeving en nog veel meer. U vraagt zich af hoe u al deze informatie kunt bijhouden, vastleggen en vooral ook delen met uw opdrachtgevers. Uw huidige software blijkt hier niet in te kunnen faciliteren.
• De economische situatie is sterk gewijzigd. Er zijn nieuwe marktpartijen bijgekomen. Startups die anders werken dan ‘de gevestigde orde’ en snel en adequaat kunnen inspelen op veranderingen en kansen.
• Social media zijn ook niet meer weg te denken uit de huidige economie en zorgen voor nieuwe impulsen en onderscheidend vermogen voor veel bedrijven. Dankzij social media communiceert de wereld sneller. Informatie van uw klanten en referenties moet vlot beschikbaar zijn om zodoende de buitenwereld te informeren over uw successen.
• De eisen die uw klanten stellen betreffen niet alleen (meer) uit een voordelige prijs tegen een optimale kwaliteit en doorlooptijd. Zij verwachten snel en volledige informatie over het werk dat u voor hen uitvoert.

In hoeverre kunt u voldoen aan de eisen en wensen van uw opdrachtgevers?

Strategische redenen

Ook uw bedrijf zelf is onderhevig aan veranderingen. Het is stilstaan of vooruitgaan. Een groeiend bedrijf heeft andere behoeften en stelt andere eisen aan de bedrijfssoftware. Goede software faciliteert uw (gewenste) bedrijfsprocessen en biedt toegevoegde waarde voor uw medewerkers.

• Uw bedrijf heeft de bestaande propositie uitgebreid met nieuwe activiteiten. Als uw huidige programma hier niet op aangepast kan worden en de nieuwe bedrijfsactiviteit een substantieel deel van uw omzet vormt, is de business case voor nieuwe software vaak snel gemaakt.
• Uw behoefte aan management informatie is veranderd. Snelle, juiste en real-time informatie van de stand van zaken is zowel voor uzelf als voor uw opdrachtgever van belang. Wat is de voortgang van uw project, wat is de verwachte omzet, wat is de prognose van het eindresultaat, etc. Het komt meer dan eens voor dat slechts één persoon in uw organisatie deze informatie (via ingewikkelde rapportages) kan aanleveren, vaak in een te laat stadium. Dit kan een van de redenen zijn om uit te kijken naar nieuwe bedrijfssoftware waarbij kwalitatief goede output het doel is en middels fris ogende, herkenbare dashboards gepresenteerd wordt.
• Opdrachtgevers stellen steeds hogere eisen. Een van de mogelijkheden om u te onderscheiden in de markt is te laten zien dat u innovatief bent, voorop loopt met nieuwe ontwikkelingen en er ook alles aan doet om uw opdrachtgever snel van informatie te kunnen voorzien. Het inzetten van software dat processen vereenvoudigt, direct de juiste output genereert en overal is te gebruiken zorgt voor onderscheidend vermogen.
• Uw bedrijf heeft in de afgelopen jaren een groei doorgemaakt. Het aantal functies en rollen zijn toegenomen en veranderd met als gevolg dat verschillende medewerkers met de huidige software moeten werken. Als uw huidige software hier niet in kan faciliteren, dan is een nieuwe oplossing onvermijdelijk.
• De leverancier die de huidige software oplossing aan u heeft verkocht en geïmplementeerd voldoet niet meer. De achterliggende redenen zijn legio: niet innovatief, “je ziet ze nooit”, denken niet mee, praten niet pro-actief over nieuwe mogelijkheden voor uw bedrijf, zijn reactief, voor elke vraag ontvangt u (ongevraagd) een factuur, zijn niet flexibel etc. Vraagt u zich in dat geval bij de pakketselectie van nieuwe software vooral ook af welke partij u daarbij in huis haalt.

Past uw IT-partner nog wel bij de grootte van uw bedrijf of wordt het tijd om afscheid te nemen?

Of de redenen voor nieuwe bedrijfssoftware nu binnen of buiten uw bedrijf liggen; u zult gemiddeld om de 5-7 jaar een selectietraject ingaan om tot een nieuwe oplossing te komen. Aan een dergelijk traject zitten nogal wat haken en ogen. In mijn volgende blog behandel ik concrete tips bij het selecteren van nieuwe bedrijfssoftware.

Karin Buzing