Na de constatering dat uw bedrijf toe is aan nieuwe bedrijfssoftware (u heeft technische, externe en strategische argumenten ) start de zoektocht naar een nieuw pakket. Maar hoe start je een selectietraject? Waar begin je? Hoe kom je aan de juiste informatie? Waar moet je op letten? Of juist niet?

De praktijk leert dat een directie- of management lid, IT manager of projectleider in zijn werkende leven een, twee maar echt hooguit drie keer wordt geconfronteerd met een selectietraject voor een nieuw softwarepakket. Dat betekent dat er binnen uw bedrijf weinig kennis op dit gebied aanwezig is. Hoe pak je zo’n proces dan aan? Zonder volledig te willen zijn, beschrijf ik hieronder een aantal aspecten van het selectietraject dat vooraf gaat aan de keuze van nieuwe software.

1. Informatie verzamelen

Het kiezen van een aantal potentiële partijen die de nieuwe software oplossing kunnen leveren, lijkt eenvoudig maar in de praktijk blijkt vaak het tegenovergestelde. IT is een vakgebied dat zich mag verheugen in een breed aanbod van aanbieders met evenzoveel applicaties en deelonderwerpen. Waarbij iedereen u ongetwijfeld zal proberen te overtuigen dé oplossing te hebben voor uw situatie.

Voorafgaand aan uw zoektocht is het belangrijk dat u vaststelt welke functionaliteit uw bedrijf nodig heeft. Anders ziet u door de bomen het bos niet meer. Laat uw eigen organisatie (eventueel met hulp van een externe organisatiedeskundige of procesanalist) de projectscope bepalen. Wat zoeken we, waar hebben we nu een probleem, welke bedrijfsprocessen moeten minimaal ondersteund worden? Maar vooral ook: waar gaan we als organisatie naartoe en hoe moet de nieuwe software ons daarbij helpen?
Voor veel branches is een overzichtelijk aantal potentiële leveranciers beschikbaar. Om die reden is een zogeheten ‘longlist’ van meer dan 8 partijen zeer onwaarschijnlijk. In dat geval heeft u helaas een aantal partijen geselecteerd die weliswaar een deelproces kunnen automatiseren, maar geen volwaardige oplossing kunnen bieden. Beperk uw keuze, toets deze bij collega-bedrijven of een extern adviseur en houdt het selectietraject overzichtelijk.
Informeren bij collega-bedrijven geeft u vaak al een beeld over potentiële mogelijkheden en marktpartijen. Daarnaast zitten software bedrijven online niet stil. Google op termen die bij uw bedrijfsvoering passen in combinatie met software of bedrijfssoftware en de belangrijkste aanbieders worden getoond. Bovendien kunt u via diverse partijen gratis informatie aanvragen, soms voorzien van handige checklists. Op internet vindt u referentiecases, whitepapers, checklists, u kunt zich aansluiten bij Linkedin groepen, of een zoekvraag stellen op Twitter. Mogelijkheden te over om u online te laten informeren.

Een concrete planning in combinatie met een (globaal) budget is ook van belang om over nagedacht te hebben alvorens de volgende stap te zetten.

2. Shortlist opstellen

Nadat u in kaart heeft gebracht waar de nieuwe oplossing aan moet voldoen, welk budget u wilt vrijmaken en welke planning u in gedachten heeft, is de volgende logische stap in uw selectietraject om in gesprek te gaan met een aantal partijen.

Werkt u met een externe adviseur? Nog een belangrijke overweging. Een onafhankelijke adviseur behartigt uw belangen gedurende het selectietraject en kan u veel werk besparen. Het is belangrijk uw vraagstelling goed af te stemmen met de adviseur. Als u op zoek bent naar software, betekent dat niet dat per definitie dat uw hele IT infrastructuur op de schop moet of geëvalueerd moet worden. Houd in eerste instantie de focus op uw primaire vraag aan de adviseur.

Doet u de selectie zelf? Bedenk dan ook welke criteria u gaat hanteren op basis waarvan u de keuze maakt om met enkele partijen verder in gesprek te gaan. Verslik u niet in dit proces en de tijd die dit vergt.

3. Selectiecriteria

Onderwerpen die altijd aan bod komen in een software selectietraject en die belangrijk zijn (en lijken!), zijn prijs, functionaliteit en standaardsoftware versus maatwerk.

Prijs

Vanzelfsprekend is prijs belangrijk. Voor uw eigen bedrijfsvoering moet u ook vaak de meest voordelige aanbieding maken en wordt u beoordeeld op scherpe tarieven. Bedenk goed dat bepaalde functionaliteit nog niet aangeschaft hoeft te worden als dit pas in een latere fase geïmplementeerd gaat worden. Daar valt dus initieel op te besparen. Tegelijkertijd moet u zich realiseren dat besparen op training en rapportages uiteindelijk vaak ‘duurkoop’ is, omdat uw medewerkers dan niet goed met het pakket leren en kunnen werken.

Voor wat betreft de software aanschaf zijn de mogelijkheden legio. Van koop, huur, lease tot online licenties waarbij wordt afgerekend per gebruiker per maand. Heeft uw bedrijf altijd producten en diensten gekocht? Is cash bij u king? Of vindt u de flexibiliteit van maandelijkse tarieven per gebruiker met hoge schaalbaarheid interessant? Onderwerpen om goed over na te denken en u over te laten informeren.

Functionaliteit

Veelal wordt bij pakketselecties zwaar de nadruk gelegd op de benodigde functionaliteit. Niet onlogisch want u bent feitelijk aan het ‘shoppen’ en aan het kijken naar de onbegrensde mogelijkheden die er tegenwoordig zijn. De lijsten met functionele eisen en wensen die veel bedrijven opstellen gaan vaak erg ver. Soms gedreven door angst en koudwatervrees voor het onbekende, soms ook door de etalage van de software-snoepwinkel. Het is slimmer om de eigen bedrijfsprocessen goed in kaart te hebben (of te brengen) en daar de uitvraag op te baseren, in de plaats van ellenlange opsommingen (in Excel!) te maken over benodigde en gewenste requirements.

Pas ook op voor een nieuwe auto met een oude motor; ofwel een nieuwe softwareoplossing die, verpakt in een hip jasje, eigenlijk precies hetzelfde doet als wat u nu al kunt met uw huidige oplossing.

Functionele eisen zijn belangrijk, evenals mogelijkheden voor de toekomst. Blijf wel realistisch voor uzelf en voor uw toekomstige partner. Op uw zoektocht zult u geen slechte software tegenkomen; het gaat vooral om de toegevoegde waarde die het pakket kan bieden voor uw organisatie.

Standaard software of maatwerk

Hoe standaard is standaardsoftware? Wat mag u verwachten van maatwerk? Kiest u voor een branche-specifieke software oplossing, gaat u voor maatwerk of een hybride model? Vragen die vooraf lastig voor u zijn uit te zoeken. Wel kunt u kijken naar bewezen technologie. Op basis van welke techniek en software is het pakket gebouwd? Hoe gebruiksvriendelijk is de interface, oftewel: hoe zien de schermen eruit en is het gebruik van het menu en de knoppen logisch opgebouwd? Kunt u het pakket ook op een tablet of telefoon (onderweg, real-time, met touchscreen) gebruiken? Hoe vaak kunt u nieuwe versies en updates verwachten en welke consequenties heeft dit eventueel voor andere bedrijfsapplicaties en uw netwerk?

Over het algemeen geldt dat een branche-specifieke oplossing zich al heeft bewezen in de markt. Ze zijn snel beschikbaar en groeien mee met de kennis van en ontwikkelingen bij de leverancier én de organisaties die ermee werken. Weeg dit af tegen het feit dat een standaardpakket nooit 100% passend is bij uw bedrijf. Onderzoek of het branchepakket configureerbaar is zodat het beter aansluit op uw bedrijfsprocessen. Een nieuwe software oplossing zou aan minstens 75% van uw informatiebehoefte moeten voldoen. Is dit niet haalbaar met de standaard software, dan zult u aan een maatwerk oplossing moeten gaan denken (en als gevolg daarvan waarschijnlijk uw planning en budget aanzienlijk bijstellen!). Of u kunt voor een bepaald proces automatiseren door model gedreven software ontwikkeling.

4. Zoekt u een PARTNER of een LEVERANCIER?

Naast prijs, functionaliteit en type software (standaard, maatwerk, hybride of model gedreven software) moet u zich laten informeren over de wijze van implementeren, de projectrisico’s die er mogelijk ontstaan tijdens de implementatie en vooral ook over de tijd die u als organisatie zelf in het project moet stoppen. Verslik u niet! Een goede partner zal met u in gesprek over de projectrisico’s.

En over deze partner gesproken: bent u op zoek naar een softwarepakket met een leverancier die dit kan leveren? Of bent u op zoek naar een branchedeskundige softwarepartner die uw sparring partner is als het gaat om het automatiseren van uw bedrijfsprocessen? Ziet u de nieuwe partij naast u staan als volwaardig, adviserend gesprekspartner die uw bedrijf begrijpt? Wilt u pro-actief geïnformeerd worden? Deelt u uw organisatiedoelstellingen met uw partner? Vragen die u op voorhand voor uzelf moet beantwoorden. Het helpt de keuze te vereenvoudigen van de software oplossing als de bijbehorende partner.

Tot slot vergeet u uiteraard niet de continuïteit, de mate van innovatie en de toekomstplannen van uw toekomstige partner onder de loep te nemen. Zo komt u uit bij de partner die het beste bij uw bedrijf past.

Karin Buzing