Hil Rabenberg – directeur-bestuurder dnoDoen

Ongeveer anderhalf jaar geleden waren we toe aan een nieuw cliëntvolgsysteem. De oude software leverde onze medewerkers bij het verwerken van gegevens inmiddels meer last dan gemak op. In het voortraject hadden we al de appels van de peren gescheiden, maar ook daarna bleven er nog te veel potentiële aanbieders over. Om daaruit de voor ons beste keuze te kunnen maken, was duidelijk expertise van buitenaf nodig. Door ons netwerk werd toen Karin Buzing aangedragen. De beslissing om haar voor het selectieproces – en later de implementatie – in te huren, is een uitstekende zet geweest.

Begeleiden van het keuzetraject

Het plan van eisen dat wij eveneens zelf hadden opgesteld, werd door Karin aangevuld op basis van interviews met verschillende mensen uit onze organisatie. Zo konden we het aantal kandidaat-leveranciers gericht reduceren. Daarna verzorgde Karin de offerte aanvraag richting de overgebleven partijen. Om de beschrijvingen die we vervolgens ontvingen, objectief te kunnen beoordelen, heeft Karin samen met ons een checklijst opgesteld. Met deze gegevens in de hand konden wij met elkaar de sterke en zwakke punten van elk softwaresysteem duidelijk in kaart brengen. De keuze voor de optimale leverancier werd hierdoor uiteindelijk een afgewogen beslissing.

Bekwame projectbegeleider

Daarmee waren we er echter nog niet, want ook de volgende fase – de implementatie van het nieuwe systeem – zou de nodige tijd en aandacht vragen. De projectgroep die we hiervoor in het leven riepen, moest door iemand worden aangestuurd, en we wisten dat ook deze klus bij Karin in bekwame handen zou zijn. Als externe projectbegeleider staat ze nuchter en zakelijk in het proces, wat overigens niet wil zeggen dat onze medewerkers haar als buitenstaander beschouwen. Iedereen is ontzettend blij met haar. Naast het begeleiden van de implementatie onderhield Karin voor ons het contact met de leverancier. Ze checkte kritisch of het systeem werkelijk doet wat ons is beloofd, met ons programma van eisen als uitgangspunt.

Kennis en energie

Het nieuwe systeem is sinds kort live en de onvermijdelijke kinderziekten zijn achter de rug. Intern beginnen de medewerkers er nu echt de voordelen van te ervaren. De laatste opdracht die we Karin hebben gegeven, is het coachen van onze applicatiebeheerder. Deze nieuwe rol is opgevuld via een interne sollicitatie.

Karin is tijdens het hele proces onmisbaar voor ons geweest, natuurlijk in de eerste plaats door haar kennis en ervaring. Daarnaast heeft ze ons met haar bevlogenheid en enthousiasme ook energie gegeven. En dat is in zo’n lang traject misschien net zo belangrijk!