Jarno van Uttereren – CFO Demaco Holland:

Voor de keuze van een nieuw ERP-systeem ga je als onderneming niet over één nacht ijs. Het is immers een ingrijpende beslissing voor jaren. Deze beslissing schoven we al een aantal jaren voor ons uit. Om een beter beeld te krijgen, vroegen we de key users binnen Demaco wat zij zouden willen. Deze bal werd meteen teruggekaatst naar het management: ‘Wat valt er eigenlijk te kiezen? Er is vast meer mogelijk dan wij weten. En waarmee maken we echt een stap voorwaarts?’

Onafhankelijk adviseur

Karin Buzing hadden we eerder ontmoet. Dat ze ervaring had op haar vakgebied, wisten we al. Zou ze ook ons kunnen helpen om het keuzetraject gestructureerd te laten verlopen? In een presentatie maakte ze duidelijk dat ze voor ons de selectie kon faciliteren en eventueel als projectmanager de implementatie begeleiden. Zonder verborgen commerciële belangen. Na het overwinnen van het laatste beetje koudwatervrees, gingen we met Karin in zee voor fase 1, het selectieproces.

Procesbeschrijving eerst

In een eerder stadium hadden we zelf een shortlist opgesteld van mogelijk geschikte ERP-pakketten. Hiervoor hadden we advies gevraagd aan onze leverancier van het programma Profile, dat cruciaal is voor onze ontwerpactiviteiten. Karin overtuigde ons ervan dat we evengoed bij de basis moesten beginnen, het in kaart brengen van ál onze processen. Daarmee behoedde ze ons voor de valkuil van een te eenzijdig gefundeerde keuze.

Structuur inbrengen

Na deze procesbeschrijving, uitgevoerd in groepjes, stuurde Karin namens Demaco een request for proposal aan vijf leveranciers. Deze presenteerden zich ieder in één dagdeel. Karin bracht structuren in die we konden gebruiken bij de evaluaties, waarna twee kandidaten overbleven. Bijna klaar, zou je zeggen, maar we besloten nog een tussenstap te zetten.

Uitbreiding keuzeproces

Voor een echt afgewogen keuze wilden we van beide partijen meer Demaco-gerichte informatie krijgen. Daarom verzochten we elk van hen een aanvullende demo van een volledige dag te geven, gebaseerd op data van Demaco. Verder vroegen we referenties op en gingen we als directie bij beide kandidaten langs. Ook dit deel van het traject werd door Karin soepel begeleid.

Gesprekken met leverancier

Nu hadden we wél genoeg informatie om tot een (bijna) unaniem oordeel te komen en met onze voorkeursleverancier het gesprek aan te gaan over prijscomponenten en voorwaarden. Hierin is Karin eveneens een belangrijke schakel. De zaak is inmiddels zo goed als rond. Wij kijken zelf heel tevreden terug op het hele proces, waarvoor we overigens ook complimenten hebben gekregen van onze voorkeursleverancier. En dat terwijl zij er toch beduidend meer tijd en energie in hebben moeten steken dan gebruikelijk.

Projectmanager voor implementatie

Binnenkort volgt fase 2, de implementatie. Het zegt waarschijnlijk genoeg dat wij hiervoor Karin als projectmanager gaan inzetten. Het uiteindelijke succes valt of staat met de mensen die er straks mee moeten werken, en intern hebben we niemand die deze kar met volledige focus kan trekken. Karin is thuis in dit soort processen, past goed in onze organisatie en heeft in het hele traject haar objectiviteit en transparantie laten zien. Samenvattend kan ik rustig zeggen dat Karin voor Demaco de juiste persoon op het juiste moment was.