Dennis Ruzius, Operations Manager Atlas Fiscalisten (Amsterdam)

Met twee grote IT-projecten had Atlas Fiscalisten eind 2020 een ingrijpende innovatie voor ogen. Enerzijds de migratie van onze online werkomgeving naar Office 365 en anderzijds de selectie en implementatie van nieuwe primaire softwareapplicaties. Deze stappen waren noodzakelijk om onze organisatie te updaten en daarmee toekomstgericht te maken.

Technisch advies en projectmanagement

Onze club heeft zelf – bewust – geen IT-medewerker in dienst, maar we wisten eigenlijk meteen wie we hiervoor als adviseur moesten inschakelen: Peter Overmeer van Heading Management Partners. Peter had in 2019 al succesvol de vernieuwing van onze document- en e-mailarchivering begeleid en dus was hij voor ons de aangewezen persoon om ook deze kar te trekken. Uiteindelijk pakte hij de klus op in coproductie met Martijn Spit, eveneens werkzaam voor HMP. Hierin was Peter vooral adviseur op het technische vlak en Martijn de projectmanager die de opeenvolgende stappen en de communicatie met de leveranciers bewaakte. Samen hebben ze de verschillende offertes met elkaar vergeleken en de selectie voorbereid, een projectplan opgesteld en ervoor gezorgd dat dit ook daadwerkelijk werd gerealiseerd.

Communicatie met acht leveranciers

Bij het hele project waren maar liefst zo’n acht nieuwe partijen betrokken. Er werd immers heel wat software vervangen: van CMS tot boekhoudpakket en van tijdschrijfsysteem tot rapportagetools. Deze applicaties moesten bovendien natuurlijk netjes worden gekoppeld. HMP wist de gekozen partijen goed met elkaar te verbinden en heeft dit complexe proces uitstekend aangestuurd. Peter en Martijn beschikken beiden over kennis van zaken en over de capaciteiten om dergelijke projecten te managen. Daarnaast spreken ze de specifieke taal van softwareleveranciers. Dankzij deze kwaliteiten hielden ze bij iedereen de nodige druk op de ketel en liep het proces eigenlijk heel soepel.

Deadline en budget gehaald

Bijzonder aan dit traject was wel dat alle communicatie van begin tot eind online is verlopen. Wekelijks hield ik – samen met een collega – via Teams op een vast tijdstip projectoverleg met Martijn en Peter. Dit was noodzakelijk vanwege coronamaatregelen, maar bleek een productieve manier om de klus te klaren. Mede dankzij deze goede wisselwerking zijn we binnen de planning gebleven en is de deadline voor de livegang keurig gehaald. Dat we daarnaast ook budgettair onze doelstelling hebben bereikt is eveneens een compliment aan het adres van Peter en Martijn. Samenvattend hebben we alle reden om tevreden te zijn met de geleverde prestaties van Heading Management Partners. Onze organisatie heeft hiermee weer voldoende IT-reikwijdte!