Meer dan eens wordt mij de vraag gesteld wat nu het beste is: standaard software of maatwerk software. Een eenduidig antwoord op deze vraag is lang niet altijd te geven, omdat de keuze van vele factoren afhangt. Tevens kan blijken dat een combinatie van opties samen (hybride) de beste oplossing biedt.

Meestal kaats ik de bal terug door de vraag te stellen “Wat is de reden dat je nieuwe software wilt selecteren?” Niet per definitie is de aanschaf van een software applicatie de oplossing voor een probleem tenslotte. Voor dit blog ga ik er gemakshalve vanuit dat men al onderzocht en beargumenteerd heeft dat er nieuwe software geselecteerd dient te worden.

Redenen om nieuwe software te selecteren

De redenen om nieuwe software te selecteren zijn divers van aard. Grofweg zijn deze te verdelen in:

• redenen van technische aard;
• externe redenen en
• strategische redenen.

Een verdere toelichting op deze redenen vind je hier. De redenen gelden niet alleen voor ERP software maar zeker ook voor CRM software of andere bedrijfskritische applicaties.

Als er is besloten dat er nieuwe software geselecteerd moet worden, begint een fikse uitdaging. Want waar en hoe te beginnen?

De hamvraag

De belangrijkste vraag die gesteld moet worden voordat er naar nieuwe software gekeken wordt is:

Wilt u de software afstemmen op uw processen?
of
Bent u bereid uw processen aan te passen aan de software?

Aanvullende vragen die hierbij gesteld moeten worden, luiden als volgt:

• Hoe belangrijk zijn de processen die u zou moeten aanpassen aan de software en is die aanpassing mogelijk?
• Hoe specifiek zijn uw wensen? Hoe specifieker uw doelgroep, product of dienst, hoe groter de kans dat u baat heeft bij maatwerksoftware.
• Wat is er aan software beschikbaar in uw branche? Voor veel branches zijn branche specifieke softwarepakketten ontwikkeld met rijke functionaliteit.
• Zijn uw processen onderhevig aan veranderingen?
• Wat is uw budget? Maatwerk software is over het algemeen duurder dan een standaard software oplossing.
• Welke systeem heeft u in gebruik (applicatielandschap)? En hoe verhouden deze zich tot een nieuw te kiezen oplossing (standaard ofwel maatwerk)?

Het is van belang om de antwoorden op deze vraag op een methodische wijze te beantwoorden en als uitgangspunt te gebruiken voor het selecteren van nieuwe software.

Om een beeld te krijgen van standaard software versus maatwerksoftware behandel ik per type de voordelen en nadelen.

Wat zijn de voordelen van standaard software?

• Standaard software is goedkoper van maatwerk.
• Relatief goedkoop in onderhoud.
• Betrouwbaar en goed doorontwikkeld (omdat het voor meerdere vergelijkbare bedrijven wordt gemaakt).
• Redelijk snel klaar voor gebruik; de implementatie volgt best practices van vergelijkbare situaties.
• Ondersteuning is relatief goedkoop.
• Branchekennis bij de leverancier van de software; zij begrijpen u en spreken uw taal
• Regelmatig updates, nieuwe versies en doorontwikkeling.
• Continuïteit is vaak gewaarborgd voor langere tijd.
• Er is vaak veel kennis van de software beschikbaar (zowel bij leveranciers als bijvoorbeeld bij gebruikersgroepen).

Wat zijn de nadelen van standaard software?

• Standaard software biedt bijna nooit de functionaliteit die je nodig hebt.
• Standaard software bevat vaak functionaliteit die in het geheel niet wordt gebruikt (en waar wel voor wordt betaald).
• Bedrijfsprocessen moeten worden aangepast aan de mogelijkheden van de software.
• Het toevoegen van specifieke wensen is niet altijd mogelijk.
• Standaard software kan star overkomen; uw bedrijf en processen moeten zich (gedeeltelijk) aanpassen aan de software.
• Standaard software is vooral geschikt voor relatief eenvoudige, duidelijk omschreven bedrijfsprocessen die weinig flexibiliteit vereisen.

Wat zijn de voordelen van maatwerk software?

• De functionaliteit sluit naadloos aan op uw wensen (mits u die goed weet te beschrijven en toelichten).
• De applicatie kan meegroeien met uw organisatie.
• Maatwerk software bevat geen overbodige functionaliteit waardoor de software overzichtelijk en vriendelijk is voor de gebruiker.
• Met maatwerksoftware kun je als bedrijf beschikken over unieke functionaliteit die onderscheidend kan werken ten opzichte van uw concurrenten.
• Maatwerk software is vooral geschikt voor complexe(re) bedrijfsprocessen en voor bedrijven die actief zijn in een nichemarkt (waar geen standaard software voor beschikbaar is).

Wat zijn de nadelen van maatwerk software?

• Kennis van de specifieke maatwerk oplossing van uw bedrijf is slechts bij enkele personen bekend.
• Maatwerk software bouwen kan oneindig lang duren.
• De software doet precies wat je nodig hebt…maar niet meer!
• Maatwerk software biedt weinig flexibiliteit bij veranderde bedrijfsvoering.
• Het laten bouwen van maatwerk software is relatief duur (mede omdat het slechts voor uw bedrijf / proces wordt gebouwd.
• Maatwerk software vraagt om een strakke software ontwikkel- en project management methodiek teneinde geen ‘blanco cheque’ situatie te verkrijgen.

Tot slot

De keuze is niet altijd eenduidig of eenvoudig te maken. Een goede proces analyse vormt hiervoor een goede basis. Standaard, maatwerk of een hybride vorm tussen beide kan vervolgens het uitgangspunt zijn voor een selectietraject.

Daarnaast neemt de ontwikkeling van model gedreven software een vlucht. Veel bedrijven zijn nog niet bekend met de mogelijkheden, voor- en nadelen van het modelleren van software.

Karin Buzing